The Ritz-Carlton, Santiago

POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a los dispuesto en la ley estatutaria 1581 del 2012 y en el decreto Reglamentario 1377 del 2013 PANAMERICANA DE VIAJES crea la Política de Protección de Datos Personales, la cual se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que sean objeto de Tratamiento por parte de PANAMERICANA DE VIAJES considerada como encargada y/o responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos en sus diferentes actividades comerciales.

OBJETIVO

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes PANAMERICANA DE VIAJES ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

PANAMERICANA DE VIAJES (Nit. 860.402-2188-1) es la persona jurídica responsable del tratamiento de los datos personales, los cuales se encuentran almacenados digitalmente en la sede principal de la empresa ubicada en la siguiente dirección:

Carrera 11ª No. 93ª-80 Bogotá

Correo Electrónico: calidad@panamericanaviajes.com

Teléfono (57) 601 7447611

2. MARCO LEGAL

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a: "Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".

El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales "El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".

El Decreto 1377 de 2013 reglamento parcialmente la ley 1581 de 2012, señalando entre otros, las características mínimas de las políticas de tratamiento de la información que deben desarrollar los responsables del tratamiento de la información.

PANAMERICANA DE VIAJES está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, colaboradores, empleados y terceros en general, razón por la cual se adoptara este manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

3. TRATAMIENTO ALCANCE Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

PANAMERICANA DE VIAJES actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, utiliza la información necesaria para el desarrollo de sus servicios , elaborar estadísticas , enviar información de noticias , planes y ofertas turísticas .

a) Enviar información sobre nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, concursos y/o contenidos.

b) Proveer nuestros productos y/o servicios.

c) Informar sobre nuevos productos y/o servicios turísticos o cambios en los mismos.

d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.

e) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y

f) Elaborar estadísticas

Las bases de datos que maneja la compañía serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, tendrán un periodo de vigencia desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, así como el tratamiento que PANAMERICANA DE VIAJES realiza a los datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principios relacionados con la recolección de datos personales

La recolección y tratamiento de datos personales se realizará con fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el titular sobre los mismos.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o conforme a orden legal o judicial que autorice su tratamiento. Para obtener la autorización del titular del dato se utilizarán las cláusulas, formatos, documentos establecidos por PANAMERICANA DE VIAJES.

Principio de limitación de la recolección: Sólo podrán recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del objeto social de PANAMERICANA DE VIAJES, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con este objetivo. En consecuencia, haremos todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

• Principios relacionados con el uso de datos personales

Principio de finalidad: Los datos personales deberán ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el titular o permitido por la ley. Informaremos al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podremos recopilarse datos sin una finalidad específica.

Los datos serán tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario que obtengamos nuevamente el consentimiento del titular.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

• Principios relacionados con la calidad de la información

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. PANAMERICANA DE VIAJES se abstendrá del tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

Principio de seguridad: El personal de PANAMERICANA DE VIAJES deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

·        Principio de acceso restringido:

Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

a) Al titular de los datos.

b) A las personas autorizadas por el titular del dato.

c) A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.

Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:

a) Al titular de los datos.

b) A las personas autorizadas por el titular del dato.

c) A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Dando cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentran el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollo sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento de base de datos den cabal cumplimiento a las mismas y al decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos, PANAMERICANA DE VIAJES estandariza los procedimientos pertinentes , para proteger el derecho fundamental de habeas data.

DEFINICIONES:

A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

B. Privacidad: Comunicación escrita generada, dirigida Titular para el tratamiento de sus datos personales, en el que PANAMERICANA DE VIAJES se informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a las mismas y la finalidad que es protección a sus datos personales.

C. Bases De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

D. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

E. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden esta contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

F. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.

G. Datos sensibles: son los afectan la intimidad del Titular que puede generar su discriminación, como su origen acial o étnico, la orientación de partidos políticos, las convicciones religiosas o filosóficas, la asociación a sindicatos, organización sociales, a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

H. Encargado Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

I. Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

J. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

K. Transferencia: Cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información a los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

L. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por Cuenta del Responsable.

M. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión del mismo.

ESPECIFICACIÓN

De acuerdo al artículo 8° de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

a) Conocer y actualizar sus datos personales frente a PANAMERICANA DE VIAJES y en su condición de responsable del tratamiento de la información; este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a PANAMERICANA DE VIAJES salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los que no es necesaria la información).

c) Ser informado por el responsable del tratamiento de la información, previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Quejarse ante la superintendencia de industria y comercio por infracciones a los dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando al tratamiento de la información no se esté respetando los principios, derechos, y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto del tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de PANAMERICANA DE VIAJES, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado por los Titulares de los mismos a la empresa.

Para otorgar la autorización se puede implementar medios físicos, electrónico, o por otro medio que se reciba la consulta (oral telefónico, videoconferencia, formularios de comercio electrónico).

Con la autorización del Titular se garantiza que se ha puesto en conocimiento del mismo los datos personales, que su información será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicita el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos en cualquier momento.

La autorización contendrá:

A) Responsable o encargado) de cualquier información personal

B) Datos o información que se recopila

C) Finalidades de la recolección de la información

D) Como ejerce derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de Los datos personales suministrados.

E) Informar que en caso de datos sensibles (si aplica) no está obligando a autorizar su tratamiento

PANAMERICANA DE VIAJES implementará las medidas necesarias para mantener registros, mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos relacionados con el almacenamiento de la autorización. La EMPRESA generará un documento físico, electrónico o en cualquier otro medio, con el que se le informara al Titular la privacidad con que se tratarán sus datos personales.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Los titulares, sus causahabientes, el representante y/o apoderado o por estipulación a favor de otro, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.

Para tal fin, las anteriores personas deberán acreditar la siguiente información:

- Nombre y apellidos

- Acreditar la calidad en la que actúa

- Tipo de documento.

- Teléfono.

- Correo electrónico.

- País, ciudad

- Solicitud.

En caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a calidad@panamericanaviajes.com o comunicarse al teléfono (57)1 7447611.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular o sus causahabientes realicen un reclamo por considerar que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la Ley, podrán presentar un reclamo, el cual deberá contener la siguiente información:

-Identificación del titular, del Causahabiente o del apoderado

-La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

-La dirección

-Los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El departamento jurídico será el área encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos. Por tanto, en caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a calidad@panamericanaviajes.com o comunicarse al teléfono (57)1 7447611.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Panamericana de Viajes sólo realizará el Tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización a Panamericana de Viajes, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

10. SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN

PANAMERICANA DE VIAJES mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

A. Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

B. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

C. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 y 2013

D. Funciones y obligaciones del personal

E. Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

F. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

G. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. H. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

I. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea soportado, desechado o reutilizado

J. El procedimiento deberá mantenerse actualizando en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

K. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

PANAMERICANA DE VIAJES S.A.S en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionara las medidas técnicas, humanas, y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración perdida o consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se realiza un control de antivirus, se mantiene un filtro de navegación (fire Wall) permanente y su funcionalidad es activa.

11. VIGENCIA

Cualquier modificación o actualización a esta Política, será publicada a través de la página web www.panamericanadeviajes.com y los demás canales de información dispuestos por la compañía para consulta del público en general. En todo caso, la Política permanecerá publicada y actualizada en la página web.